At this time I believe we would be failing in our due diligence if we approve an RTS(rent tracking system) software contract without seeking alternative bids to inform us of our options.<br>Additionally we have one great resource available to us to do this work. We<span style="color: rgb(255, 102, 102);"> </span>payed $20,000 for SoftwareAG to write up workflows from which the actual RTS Database<span style="color: rgb(255, 102, 102);"></span> will be built. The &quot;work flows&quot; will greatly streamline any process to get alternative bids as Database Firms, and Technicians regularlly bid on contracts without this depth of information to allow them to accurately assess the work at hand. <br>
<br>All we need now is a clear system specs cover sheet, which should be routine with any software bid. <br>The details required, which IT should be able to copy and paste together, are the Hardware and Software specs of our existing original RTS system (which we will be translating data from), The Rent Board Hardware and access point software (the computers/terminals the staff will access the database from), the software that our IT staff are trained and capable of supporting, and the Departments within the City of Berkeley&#39;s hardware and databases (which our RTS database must be compatible with)<br>
<br>System Specs are the details anyone needs when acquiring software, and as such are prominently featured on any website featuring free, or payed software. However these details have not been clearly featured on the only available report <br>
to assess our pending/impending $200,000 purchase. I have attempted to ferret out some of the details, but I may be misinterpreting, and or reading old data.  Ultimately I have been wasting the time of all the techs that I have asked for advice, because one cannot find out what can be done if they do not have the information describing the platform they will be working with(ie the system specs). IT is the only department qualified to provide this information and though presumably we have provided this information to SoftwareAG, the company payed $20,000 to tell us how much they should charge us for building Database. We must have this information publicly available to solicit accurate alternative bids. <br>
<br>To be absolutely clear, I will oppose any effort to approve a No-Bid multi-hundred thousand dollar software contract.  This is the Berkeley Rent Board, not the Defense Dept.<br>All I ask is for a clear system specs sheet and three weeks to informally solicit Bids from out local Tech Community. We live and govern in an epicenter of Computer Programers, Database Developers, Webdesigners etc, I strongly encourage the Rent Board staff work with IT to do the same.<br>
To be absolutely clear the system spec sheet must detail what we have, what we want, who it must be compatible with, and what our IT staff can support.<br><br>With Respect, <br>Asa Dodsworth, Berkeley Rent Board Commissioner<br>
<br>PS, I made a simple piratepad where anyone interested can share relevant information with the public about the software, alternatives and choices at hand. <a href="http://piratepad.net/BTZdZOMxIl">http://piratepad.net/BTZdZOMxIl</a><br>
Pirate Pad is publicly accessible, doesn&#39;t delete the history of its document, and can be easily saved and downloaded to preserve valuable details, enjoy..<br>